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Actualmente contamos con un marco
legal preciso sobre las VU. Así, según
el Decreto Legislativo 1447, se trata de
una “modalidad de servicios integrados,
mediante la cual dos o más entidades
públicas se articulan para brindar sus
servicios y trámites, de manera parcial o del procedimiento, como tiempos y
totalmente integrada, a través de cadenas costos (para el Estado y los usuarios),
de trámites o bajo la metodología de
eventos de vida, con la finalidad de
mejorar la calidad de atención a las
personas naturales y jurídicas”.
Desde la perspectiva de procesos, las
VU son una necesidad en ecosistemas
complejos en los que participan varios
actores públicos que aplican diversos
controles. La norma citada en el
párrafo precedente señala entre los
criterios para su creación la pluralidad
de entidades, servicios y trámites; la
articulación y complementariedad de
los servicios y trámites involucrados,
entre otros. Al igual que otros sectores, Gobiernos regionales ni locales aún)
se conoce a los actores públicos en
minería: los ministerios de Energía y
Minas, Ambiente, Cultura y, en otro
nivel, el Senace, la ANA y hasta la
Dirección de Salud Ambiental tienen
competencias que serían integradas
en el sistema; pero uno de los mayores
retos será incorporar procedimientos
o servicios de Gobiernos regionales y
locales que tengan conexión con las
operaciones mineras. La brecha de
estos Gobiernos en regulación, gestión
y tecnología demandará recursos y
tiempo.
El marco legal contempla lineamientos
para el desarrollo de una VU. Pero el
proceso de diseño e implementación
de un genuino “proyecto VU” es mucho
más complejo. Las etapas previas a la
implementación del sistema pueden
darle mayor valor que el propio sistema
o portal ya habilitado.
La primera de estas etapas supone
un análisis del estado actual de los
procedimientos y las entidades de
control. En esta instancia, la línea de
base es esencial para medir las mejoras
que se produzcan tras la implementación
de la VU. Dicha línea debe contar con
los indicadores de desempeño actual
de manera que cuantifiquemos la
ineficiencia. Luego, el mapeo y análisis
de los procesos nos permitirá “ordenar”
el sistema identificando actividades que
no agreguen valor.
La segunda etapa, que se conoce como
reingeniería u optimización, implica el
perfeccionamiento del procedimiento
aplicando las correcciones de las
ineficiencias halladas. Los resultados
de este análisis suelen revelar opciones
regulatorias erradas. Si, por otro lado,
las entidades han pasado por un análisis
de calidad regulatoria (no aplicable a
tendríamos modelos de procedimientos
“mejorados”. La última etapa es la
integración de los procedimientos que
se alojan en un sistema electrónico.
Desde luego, este sistema debe
contar con un marco regulatorio
(gobernanza de la VU) que establezca
los alcances, funcionalidades, reglas de
los procedimientos electrónicos, firmas
electrónicas, pagos, etc.
Los beneficios esperados de las VU son
predictibilidad y racionalización de los
controles que se traducen en reducción
de costos y tiempos en los servicios y
procedimientos administrativos a cargo
del Estado. El impacto de un proyecto de
VU en las entidades públicas puede ser
significativo si se sigue escrupulosamente
con la limpieza previa del procedimiento
que posiblemente llegue a cuestionar
la propia necesidad del control. La VU
de comercio exterior agilizó el acceso a
los procedimientos y servicios, pero la
calidad y rapidez de las evaluaciones
depende de cada entidad pública.
Algunas lecciones aprendidas se citan a
continuación:
- Son proyectos complejos que
demandarán tiempo (si se quiere
hacer bien), sobre todo cuando los
procedimientos no han sido revisados
o auditados, y cuando intervienen
entidades públicas de distinto nivel de
gobierno.
- Sin embargo, el plan de trabajo de la
VU debe tener flexibilidad para decidir
en qué momento los procedimientos
deben incorporarse a la VU. Lograr el
procedimiento perfecto podría tomar
años.
- La velocidad de la implementación
dependerá del peso político de la
medida. Las comisiones de alto nivel
(ministeriales) pueden ayudar a ello
y asegurarán la colaboración de las
entidades públicas.
- La cooperación del sector privado
es esencial. Los gremios interesados
deben dedicar tiempo para exponer sus
necesidades e impacto de la regulación
y acompañar los esfuerzos en la mejora
de los procedimientos. Los comités
público-privados han sido útiles para la
implementación de la VUCE.
- El diseño y la arquitectura del sistema
deben observar las experiencias
locales e internacionales y considerar
que una VU debe tener la propiedad de
expandirse y conectarse con otras.
Es alentadora la noticia de implementar
una VU en el sector Energía y Minas,
pero requerirá dedicación y paciencia.
Las entidades públicas deben advertir
que estos proyectos no son un servicio
más del Gobierno, sino quizá uno
de los principales ejes de la reforma
de la administración pública. Dada la
importancia económica de la minería,
una mejora en los indicadores de
eficiencia de los trámites puede
representar una enorme contribución
al país.